Registreringen dækker over ikke digitaliserede negativer. Århus Stiftstidendes billedsamlingen består af 1000-vis af kuverter med glasplader og negativer. Når fotografen har været på job, er negativerne efterfølgende samlet i en kuvert. Kuverten er forsynet med en sigende overskrift for jobbet. Den overskrift har Aarhus Stadsarkiv registreret. I kuverten kan det ligge et eller flere negativer.